Matkanjärjestäjien ja median rekisteri - Ruka-Kuusamo Matkailu ry

Tietoturvallisuuden ja tietosuojan ensisijaisena päämääränä on Ruka-Kuusamo Matkailu ry:n toiminnan ja palveluiden luotettavuuden ja jatkuvuuden turvaaminen sen mukaisesti, millaisia vaatimuksia toimintaan ja palveluihin liittyvien tietojen käsittelyyn on asetettu.

Ruka-Kuusamo Matkailu ry tuottaa jäsenilleen ja sidosryhmilleen palveluja, joiden tuottaminen, suunnittelu, seuranta ja laskutus edellyttävät palveluiden käyttäjien henkilötietojen käsittelyä. Tietojen käsittely perustuu yleensä aina lakeihin ja joissakin tapauksissa suostumukseesi.

Ruka-Kuusamo Matkailu ry kerää palveluiden käyttäjistä ainoastaan välttämättömät tiedot, joita ovat yksilöinti- ja yhteystiedot sekä palvelun kannalta välttämättömät tiedot.

Tietojen käsittely ja rekisteröidyn oikeudet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista eri yhteyksissä voit lukea lisää alla esityistä ohjeista sekä rekisterikohtaisista tietosuojaselosteista, joissa kuvataan tarkemmin myös se, mitä tietoja kussakin rekisterissä käsitellään.

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä. Tutustu oikeuksiisi alla esitetyissä ohjeissa.

Ruka-Kuusamo Matkailu ry:n tietosuojavastaava: Sari Kumpuniemi, sari.kumpuniemi@rukakuusamo.fi, 0405600067, Rukatunturintie 9, 93830 Rukatunturi. Ruka-Kuusamo Matkailu ry:n y-tunnus on 1791616-2.

Matkanjärjestäjien ja median rekisterin kuvaus

1. Rekisterinpitäjä: Ruka-Kuusamo Matkailu ry, Rukatunturintie 9, 93830 Rukatunturi.

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö: Ruka-Kuusamo Matkailu ry, Rukatunturintie 9, 93830 Rukatunturi, KV-myyntijohtaja Kimmo Rautiainen, kimmo.rautiainen@rukakuusamo.fi.

3. Rekisterin nimi: Ruka-Kuusamo Matkailu ry:n matkanjärjestäjien ja median rekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus): Ruka-Kuusamo Matkailu ry:n yhteistyökumppanien kuten matkanjärjestäjien, lentoyhtiöiden ja median edustajien rekisteri. Tietoja käytetään alueen tarjonnasta kertovaan suoramarkkinointiin.

6. Rekisterin tietosisältö: Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot jäsenistä:
Henkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
Yrityksen nimi, sähköpostiosoite, nettiosoite
Tieto yhteydenpidosta henkilön kanssa
Tieto siitä, haluaako henkilö vastaanottaa suoramarkkinointia

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet: Rekisteri koostetaan Ruka-Kuusamo Matkailu ry:n henkilöstön toimesta yksitellen ja perustuu kommunikointiin rekisterissä olevien henkilöiden kanssa.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset: Rekisterinpitäjä luovuttaa tietoja jäsenyritystensä edustajille erikseen sovittavalla tavalla (pyrkimys kaupalliseen yhteistyöhön).

9. Tietojen poistaminen: Tietoja voidaan poistaa osoitteen haltijan vaatimuksesta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet: Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Ruka-Kuusamo Matkailu ry:n tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

11. Kielto-oikeus: Osoitteen haltijalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten.

Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta). Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4. Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on alla listatut oikeudet.

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä.

Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot, voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (esim. tietosuojalaissa).

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
Rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
Rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kunkin rekisterin tietosuojalausekkeen kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.